İş ve Teknoloji Uyumu

Her bilgi sistemleri yöneticisi veya danışmanı meslek yaşamında şuna benzer olayları defalarca yaşamıştır :

Yönetici ya da danışman, belki de günler ve geceler süren uzun ve yorucu bir çalışmanın ardından, en son teknolojiyi kullanarak, mükemmel bir şekilde tamamladığını düşündüğü projeyi gururla sunar. Müşterisi yaptığı işi çok beğenecek ve ortaya çıkardığı bu mükemmel iş için kendisini tebrik edecektir.

Ama, o da ne? Müşteri ağzında şuna benzer birşeyler mırıldanmaktadır :

- “Ama ben bunu istememiştim”

    veya

- “Bu benim işime yaramaz ki”

    . . .

Zafer duygusu bir anda yerini ağır bir hezimete ve derin bir sessizliğe bırakmıştır...

Şimdi olayın yaşandığı sahneden biraz uzaklaşıp biraz da yukarıdan, durumu anlamaya çalışalım. Aslında ortaya çıkan bu durumun açıklaması gayet basittir: Uygulanan teknik yaklaşım, müşterinin iş gereksinimlerini karşılamakta yetersiz kalmıştır.
 

Teknoloji – İş uyumu nedir ?

Burada sözü edilen uyum, projenin amaçları, kullanılan/kullanılacak teknoloji(ler) ve süreçler arasında bulunması ve birbirini desteklemesi gereken unsurların karşılıklı uyumudur. Bir projede iyi uyumdan söz edebilmemiz için, projenin sürekli gözlemlenip, gerektiğinde ince ayarların yapılıyor olması gerekir.

Projelerde genellikle uyumlu olması gereken unsurlar başlıca şunlardır :

• Sorunu çözülecek iş konusu
• Sorunun teknik çözümü
• Çözüm sürecinin bütçe, zamanlama ve kalite açısından kısıtları
• Sorunu çözülecek kuruluşun amaçları
• Çözümün gelecekte uygulanabilirliği
• Gerçekleştirme yaklaşımı/tarzı

Uyum niçin gerekli ?

İş amaçları ve uygulanması planlanan teknoloji arasında hiç değilse makul ölçülerde uyum sağlanamayan projelerin başarısızlıkla sonuçlanması kaçınılmazdır. Örneğin, sonuçlarından kullanıcının doğrudan veya dolaylı olarak etkileneceği projelerde, kullanıcının katılımının sağlanmaması, en azından etkileneceği konularda fikrinin alınmaması, ne kadar üstün teknoloji kullanılmış olursa olsun, projenin başarısızlıkla sonuçlanması için yeterlidir.

Böyle bir durumda, katılımları ihmal edilerek, projeyi sahiplenmeleri sağlanmayan çalışanlar (kullanıcılar), biliçli veya bilinçsiz bir şekilde, yeni uygulamanın getireceği değişime direnç göstererek, çözümün gerçekleştirilmesi ve/veya daha sonra, uygulanması aşamalarında projenin başarısız olmasına yol açarlar.
 

Uyum sağlamak kimin görevi ?

Uyum konusu, danışman veya yerine göre bu rolü üstlenmiş bulunan bilgi sistemleri yöneticisinin başlıca sorumluluklarından biridir. Buna karşılık, proje ile ilgili stratejik kararlar da, danışmanın sunduğu seçenekler arasından işin sahibi veya müşteri kuruluşun üst yönetimi tarafından yapılmalı, sözkonusu kararlar hiçbir şekilde danışmana bırakılmamalıdır.

Buradan da anlaşılacağı gibi, yukarıda sıralanan başlıca uyum unsurları çerçevesinde birbiriyle uyumlu olabilecek seçenekleri üretmek ve müşterinin karar vermesini kolaylaştırmak amaciyle, açık ve anlaşılır bir şekilde müşteriye sunmak da yine danışmanın görevidir.

Genellikle iş sahipleri veya üst yöneticiler kendi işlerinin işleyişini herkesten çok daha iyi bilirler. Burada teknoloji danışmanının rolü özetle, öncelikle sorunun doğru bir şekilde tanımlanmasını sağlayıp, mevcut teknolojileri kullanarak sorunun nasıl çözülebileceğini ortaya koymak ve gerekli stratejik kararların iş sahibi veya kuruluş yöneticisi tarafından alınmasını sağladıktan sonra, gerekli kaynakları devreye sokarak, diğer unsurların da kendi aralarındaki uyumlarını gözetmek suretiyle, gerçekleştirilmesini sağlamaktır.
 

Tipik uyumsuzluk kaynakları

Çözüm sürecinde uyumu sağlamakla görevli danışman açısından en sık rastlanan uyumsuzluk, dolayısiyle başarısızlık kaynakları şunlardır :

• İş ortamını ve gereksinimleri yeterince anlayamamak ve/veya çözümleyememek,
• Sorunun nasıl çözülebileceğine ilişkin önyargılarla veya çözüm şablonlarına göre hareket etmek

Burada unutulmaması gereken önemli bir diğer konu da, hem danışmanın hem de iş sahibi veya yöneticisinin, soruna, teknolojinin bir amaç değil, bir araç olduğu bilinci ile yaklaşması gerektiğidir. Aksi halde sonuç, kuruluşun bir teknoloji mezarlığına dönüşmesi, veya daha da kötüsü, bizzat kuruluşun “kötü yönetimden kaybedilenler” mezarlığındaki yerini almasıdır.
 

Uyum nasıl sağlanır ?

Uyumsuzluk, genellikle yeterince sistematik ele alınmayan projelerde uyum konusuna gerekli önemin verilmemesinden ve özellikle de tarafların, sorun hakkında diğer taraf(lar)ın kendi görüş açılarını paylaştıklarını varsaymaları, dolayısiyle bunun doğruluğunu denetlememeleri sonucu ortaya çıkar ve proje süresi boyunca da birikerek başarısızlığa yol açar.

Bu nedenle bir proje, planlama aşamasından uygulamaya kadar, uyum konusunda sürekli gözlemlenip, unsurlar arasında ortaya çıkabilecek belirtiler, daha ortaya çıkar çıkmaz giderilerek, uyumsuzlukların birikmesinin önlenmesi gerekir.

Uyum denetimi, genellikle taraflar arasında sağlıklı bir iletişim kanalının kurulmuş olması ve iletişimin mümkün olduğunca belgelenmesini de gerektirir. Ancak bunların hangi düzeyde ayrıntı içereceği, projenin süresi ve maliyetini etkileyebileceği için, işin boyutuna ve bütçe durumuna göre danışman ve müşterisi arasında değerlendirilmelidir.

Teknolojinin başrolü oynadığı projelerde, iş ve teknoloji uyumu konusu, son derece önemli, hassas ve özellikle danışman tarafından oldukça fazla emek ve dikkat gerektiren bir konudur. Ancak iş ve teknoloji uyumluluğu, yürütülen projelerin orta ve uzun vadede başarılı olabilmesi ve bunun doğal bir sonucu olarak, teknoloji danışmanı ile müşterisi arasında sağlıklı ve uzun süreli bir ilişkinin kurulup sürdürülebilmesi açısından da son derece önemlidir.