Bir Intranet Şirketinize Neler Kazandırabilir

IDC tarafından Netscape için hazırlanan bir araştırma raporuna göre, intranet uygulamalarında sağlanan yatırımın geri dönüşüm oranı (ROI) % 1000 gibi çok yüksek değerlere çıkabilmektedir.

Bu yazıda, bu kadar yüksek bir geri dönüşüm oranının nasıl olup da sağlanabildiği hakkında bir fikir vermeye çalışacağım.

Yazımın doğru bir temele oturabilmesi için önce intranetin kısa bir tanımını yapacak, sonra da bir kuruluşun intranet kullanımıyla elde edilebileceği somut yararların bazılarından söz edeceğim.

Bazılarından diyorum, çünkü burada sözünü edeceğim yararlar, hemen tüm intranet uygulamalarından sağlanabilecek tipik yararlar; oysa her kuruluşun kendine özgü işleyiş ve gereksinimleri dikkate alınarak yapılacak bir intranet tasarımı ile kuruluşa burada söz edilenden çok daha fazla konuda ve boyutta yarar sağlanabilmesi mümkündür.

Intranet, tamamiyle internet teknolojilerinin kullanıldığı, fakat internetten farklı olarak, kuruluş sınırlarıyla sınırlanmış bir iletişim ağıdır. Burada söz konusu olan sınırlama, coğrafi veya fiziki değil, yetki bağlamında bir sınırlamadır. Yani, genel kullanıma açık olan internetten farklı olarak, bir intranete, sadece kendilerine yetki verilmiş kuruluş çalışanları veya üyeleri erişebilir ve sunulan bilgileri paylaşabilirler.

Bir intranet tipik olarak, bir web sunucu ve bu sunucuya kuruluş ağı üzerinden erişebilen kişisel bilgisayarlardan oluşur.

Intranet üzerinden tipik olarak, duyurular, şirket politikaları ve hedefleri, ürün katalogları, güncel bilgiler (gerçekleşen satışlar, kampanyalar, döviz kurları, vb.), çeşitli eğitim belge ve araçları (metin, görsel-işitsel) çalışanlara yayınlanarak, bilgi kolayca şirket geneline yayılabilir, özel formlar aracılığıyla izin ve avans talepleri gibi istekler, benzer manuel işlemler ve hatta iş süreçleri elektronik ortama aktarılabilir.

Bir intranetin kuruluş açısından en çekici yönlerinden birisi, sunucu üzerinde geliştirilecek “site” veya “portal” dışında, hiç bir ek donanım veya yazılıma gerek bulunmamasıdır. Intranetin, sunucu tarafından “sunulan” sayfalar, formlar ve belgeler gibi kaynaklarına erişim için, şirket ağına bağlı bulunan her kişisel bilgisayarda zaten bulunan bir web tarayıcı (örn. Internet Explorer, Firefox, vb.) yeterlidir.

Dolayısıyla, şirkette web sunucu olarak kullanılacak bir bilgisayar üzerinde yapılacak birtakım ayarlar ve yine burada çalışmak üzere geliştirilecek yazılım uygulamaları dışında hiçbir yatırıma gerek bulunmamaktadır.

Dahası, önceden şirket bilgisayarlarında dağınık ve büyük olasılıkla mükerrer bir şekilde bulunan çok sayıda bilgi ve belge, intranette ortak tek bir yerde bulunacağından dolayı depolama (disk) alanından; bunlar tüm ilgili kişiler (kullanıcılar) tarafından doğrudan ekranda görüntülenebileceğinden dolayı da, kağıt, kartuş, toner gibi baskı ve fotokopi giderlerinden ciddi bir tasarruf sağlanacaktır.

Üstelik bu kaynaklardaki bilgiler, basit düzenlemeler sayesinde şirket dışına da çıkarılamayacağından, basılı bilgiden çok daha güvenli olacaktır. Örneğin bu bilgiler, sıkça rastlandığı gibi, bir simit veya poğaçaya sarılı olarak rakibinize ulaşamaz. (Tabii düzgün bir intraneti yoksa, rakibinizinkiler size ulaşabilir) Böylece almayı düşündüğünüz kağıt imha makinesinin bedelini de tasarruflar kısmına not edebilir ve intranet kurmak için yapacağınız küçük yatırımdan düşebilirsiniz.

Eğer şirket veya kurum, merkez ve şubeler gibi birden fazla yerleşime (lokasyona) sahipse, bunlar arasındaki kurye, posta ve faks gibi giderlerden ve zamandan da hatırı sayılır bir tasarruf sağlanacaktır.

Elbette bir intranetin yararları sadece tasarrufla sınırlı değil. Hatta asıl yararları parasal anlamda ölçülmesi zor veya olanaksız olan, fakat kuruluşun çalışmasına hiç tartışmasız olumlu bir katkı yapacağı kesin olan, kuruluş içi iletişimi düzenlemek ve kalitesini yükseltmekten, çalışanların moralini yükselterek performans artışı sağlamaya kadar bir çok önemli yararları daha olacaktır.

Tüm bunlara ek olarak, intranet üzerindeki bu paylaşım ve iletişim tamamen elektronik ortamda gerçekleşeceğinden, gerekli düzenlemeler yapılmak suretiyle bu işlemler kaydedilerek, zaman içinde sağlam ve çok önemli bir “şirket belleği”nin oluşması sağlanabilir. Bu bellek, iç denetim açısından önemli ve güvenilir bir kaynak olmasının yanı sıra, mevcut intranetin geliştirilerek, kuruluşa daha fazla değer katması amacıyla da kullanılabilir.

Sağlam bir analiz çalışmasını temel alan hemen tüm intranet uygulamalarından beklenebilecek bu tipik yararların yanı sıra, kuruluşun kendine özgü işleyiş ve gereksinimleri dikkate alınarak yapılacak bir intranet tasarımı ile sağlanacak yüksek katma değerin elde edilebilmesi için bazı konulara mutlaka dikkat edilmesi gerekir:

• Intranetten beklentilerin somut olarak ortaya koyulması,
• Intraneti gerçekleştirecek kişi veya kuruluşa gerekli kaynakların sağlanması,
• Tasarımın geliştirilmeye açık bir mimariye sahip olması,
• İçeriğin kolayca güncellenebilir olması,
• Genel yapının yönetilebilir olması,
• Paylaşılan bilginin tutarlı olmasının sağlanması
ve
• Özellikle analiz ve uygulamaya başlangıç sürecinde, kuruluş yönetiminin uygulamayı açıkça desteklemesi.

Görüldüğü gibi, deneyimli bir Intranet geliştirici ile çalışmak ve belirtilen konulara özen gösterilmek suretiyle oluşturulacak bir Intranetten, yukarıda belirtilen tipik yararlar ve kuruluşa özel pek çok başka yararlar, oldukça kısa bir sürede ve kuruluşa katacağı değere oranla küçük ve risksiz bir yatırımla sağlanabilecektir.